IA para autónomos: 12 tareas que ya puedes quitarte de encima

Si eres autónomo y no sabes qué IA usar, empieza por otra pregunta: ¿qué tarea te fastidia más? La IA para autónomos que merece la pena es la que te quita de encima el presupuesto que acabas a las once de la noche o el correo al cliente que no paga. Y para empezar no tienes que pagar nada.

Aquí van doce tareas que puedes delegar desde mañana, con la herramienta que usaría y, en cinco, el texto exacto para copiar. Sirven igual para un negocio de dos o tres personas.

Antes, dos ajustes en ChatGPT, Claude o Gemini: revisa el permiso para entrenar con tus conversaciones y desactívalo si está activo (en Claude depende de tu consentimiento) y cuéntale en las instrucciones personales a qué te dedicas. Luego pídele las cosas como a alguien muy listo recién llegado a tu negocio: quién eres, qué quieres, con qué material y cómo lo quieres.

Clientes y ventas

1. Un presupuesto a partir de tus notas

Pégale las notas que tomaste al hablar con el cliente, o díctaselas, junto con tu lista de precios. Vale la versión gratis de cualquiera; para textos, a mí me gusta más Claude.

Soy [oficio] en [ciudad]. Hazme un presupuesto con estas notas y mi lista de precios.
Notas: [lo que pide el cliente]
Precios: [tu tarifa]
Quiero partidas con cantidad, precio e importe, base imponible, IVA al 21 % y total, más plazo, forma de pago y validez de 30 días. Si falta un precio, pregúntamelo. No te inventes ninguno.

Si el cliente es extranjero, pídele la versión en su idioma y repasa que las cifras siguen igual. Ojo con el IVA: hay trabajos con tipo reducido, y a una empresa de otro país muchas veces no se le cobra IVA español. Si dudas, tu gestoría.

2. Los mensajes que se repiten

Apunta las diez preguntas que más te hacen (horarios, precios, «¿tenéis hueco el jueves?») y pídele respuestas de dos líneas con tu tono. Guárdalas como respuestas rápidas en WhatsApp Business, que es gratis: escribes «/» en el chat y eliges la que toca. Las sigues mandando tú, pero ya no las escribes cada vez.

3. Reclamar una factura sin perder al cliente

Es el correo que más cuesta escribir, así que pídele dos versiones y quédate con la que pegue con ese cliente:

[Cliente] me debe la factura [número], de [importe] €, que venció el [fecha]. Es buen cliente y quiero seguir trabajando con él.
Escríbele un correo de menos de 120 palabras para reclamarla, con un asunto claro, una fecha límite y un hueco para mi número de cuenta. Dame dos versiones: una cordial y otra más firme, sin amenazas.

Si el cliente es una empresa o un autónomo, la ley de morosidad te deja reclamar intereses y 40 € por costes de cobro; antes de mencionarlo, confírmalo con tu gestoría. Si aun así no paga, eso ya no es cosa de la IA. Para el resto del correo tienes más peticiones en IA para correos en Outlook y Gmail.

Papeleo y dinero: facturas, IVA y el trimestre

Lo más útil de la IA para facturas es revisarlas y ordenarlas. Emitirlas le toca a tu programa de facturación, y los impuestos los presentas tú o tu gestoría.

4. Pasar las facturas de gastos a un Excel

Sube los PDF o las fotos de los tiques. Para unas pocas facturas te llega la versión gratis de cualquiera; para una carpeta con decenas, mejor un agente, y en IA para Excel te cuento qué va mejor con cada hoja.

Saca de estas facturas una tabla con fecha, número, proveedor, NIF, base imponible, tipo y cuota de IVA, retención de IRPF si la hay y total. Una fila por factura.
Si falta un dato, escribe «falta» y no lo inventes. Contrasta los importes con cada factura y distingue el total del documento del importe pendiente de pago. Desglosa tipos de IVA, retenciones, recargos y anticipos cuando aparezcan. Marca las diferencias sin modificar datos para que cuadren.

5. Revisar una factura antes de enviarla

Pásasela para que mire lo que pide el reglamento de facturación y rehaga las cuentas. Si eres profesional y facturas a empresas o autónomos, también la retención de IRPF: el 15 % en general, o el 7 % el año en que empezaste y los dos siguientes.

Revisa esta factura antes de que la envíe: número y serie, fecha (y la de la operación si es distinta), nombre, NIF y domicilio de las dos partes, descripción con precio unitario sin IVA y descuentos, base imponible, tipo y cuota de IVA, retención de IRPF si corresponde, menciones como «inversión del sujeto pasivo» si hacen falta, y total. Rehaz las cuentas.
No cambies nada. Dime solo lo que falta o lo que no cuadra.

Según la Agencia Tributaria, tu programa de facturación tendrá que cumplir VeriFactu antes del 1 de julio de 2027 si eres autónomo (antes del 1 de enero de 2027 si tienes una sociedad). No se aplica si tienes el domicilio fiscal en el País Vasco o Navarra, que tienen sus propias normas, como TicketBAI en el País Vasco; si lo tienes en el resto de España, te toca aunque trabajes allí. Si facturas poco, Hacienda tiene una aplicación gratuita para facturar.

6. Dejar el trimestre listo para tu gestoría

Cada trimestre toca el modelo 303, que es el IVA, y si te corresponde el 130, un adelanto del IRPF. Los del tercer trimestre se presentan del 1 al 20 de octubre de 2026, o hasta el 15 si domicilias el pago. La IA no presenta nada, pero te ordena los papeles y te explica lo que no entiendas.

Te paso mis facturas emitidas y recibidas del tercer trimestre de 2026. Prepara un resumen para mi gestoría con el total de bases, el IVA repercutido, el IVA soportado, las retenciones que me han hecho y las facturas a las que les falta algún dato.
Si estimas lo que saldrá a pagar, márcalo como aproximado. Termina con un correo corto para mi gestoría con las dudas que veas.

La cifra buena la confirma tu gestoría, o tú con los formularios de la Agencia Tributaria. Un detalle que mucha gente no sabe: si eres profesional y el año pasado al menos el 70 % de tus ingresos llevaron retención, no tienes que presentar el 130.

7. Comparar presupuestos de proveedores

Pídele una tabla con lo que te importa (precio total, plazo, garantía y forma de pago) y que cite la página de cada dato. Lo tienes paso a paso en cómo comparar presupuestos con IA.

8. Entender el contrato de alquiler del local

Pídele un resumen que cite la cláusula de cada cosa: duración, renovación, subidas de renta, fianza, quién paga obras e IBI y con cuánto preaviso te puedes ir. Gemini Notebook (antes NotebookLM), que es gratis con límites de uso, va muy bien aquí. Si el casero es una persona, tacha antes su DNI, que para esto no hace falta. Y para negociar o firmar una renovación, abogado.

Marketing: reseñas y redes

9. Contestar reseñas de Google

Pega la reseña y pide una respuesta corta que agradezca, reconozca lo que salió mal sin excusas y ofrezca una solución, sin datos del cliente. Con las malas es donde más ayuda, porque escribe sin el enfado que tienes tú en ese momento. Si tienes una clínica, no confirmes nunca que esa persona es paciente.

Google ha metido en la app de Gemini una conexión con tu ficha de empresa que redacta estas respuestas, pero deja fuera el Espacio Económico Europeo y el Reino Unido. En España, de momento, toca copiar y pegar.

10. Una publicación para redes, con su imagen

Pídele tres versiones del texto, de más seria a más cercana. La imagen te la hacen ChatGPT o Gemini, también en su versión gratis, con un límite. Si parece una foto real y no lo es, dilo en la publicación. La ley europea exige avisar en casos como las ultrasuplantaciones, con excepciones; no todo uso de IA lleva la misma obligación.

Tu propio tiempo

11. Preparar una reunión o una llamada difícil

Pega los últimos correos con ese cliente y pídele una hoja con lo que quiere, lo que le has ofrecido y lo que te puede preguntar. Si es una negociación, ensáyala con el modo de voz de ChatGPT o de Gemini y pídele que haga de cliente exigente.

12. Ordenar la carpeta de documentos

Esto ya es trabajo para un agente, un programa que trabaja con los archivos de tu ordenador. Cowork, dentro de Claude, y Claude Code vienen desde el plan Pro; Codex lo puedes probar con la cuenta gratis de ChatGPT, con poco margen. Hazlo con una copia y pídele antes un plan: «propón subcarpetas y nombres, y no muevas nada hasta que te diga que sí».

Lo que yo nunca dejaría en manos de la IA

• Firmar. Ni contratos ni la aceptación de un presupuesto.
• Pagar. Ni transferencias ni compras, y los datos de tu tarjeta, jamás.
• Enviar a un cliente algo que no has leído. Lo que sale con tu nombre, léelo antes tú.
• Las decisiones fiscales. Qué te deduces, en qué régimen estás, qué presentas y cuándo: eso, con tu gestoría.
• Nada legal sin un profesional. Un contrato que vas a firmar, una reclamación que va más allá de un correo, un despido.
• Tu certificado digital y tu Cl@ve. Ni se los enseñes, igual que tus contraseñas.

Con los datos de tus clientes, lo justo. Para un correo o una factura casi nunca hacen falta nombres, teléfonos ni DNI: pon «Cliente A». Cambiar el nombre no anonimiza el resto del documento. Antes de trabajar con datos personales, comprueba que la herramienta y el plan tienen contrato de tratamiento y condiciones adecuadas para esos datos. ChatGPT Business y Claude Team piden un mínimo de dos usuarios; si trabajas solo, Google Workspace Business Starter incluye Gemini con protecciones empresariales. No todas las ediciones de Workspace las incluyen. Los datos de salud, nunca en una aplicación de consumo.

Cuánto cuesta la IA para autónomos

Precios en España en septiembre de 2026:

Los precios de las cuentas de empresa son con pago anual. Mes a mes, Claude Team sale a 21,04 € + IVA por usuario y ChatGPT Business, a 26 €. OpenAI no aclara si el precio de Business lleva el IVA incluido.

Mi consejo: empieza gratis y paga una sola suscripción, mes a mes, cuando la uses a diario y se te quede corta. Mide el ahorro neto tras preparar, revisar y corregir; compáralo con el coste total y la calidad. Ahorrar dos horas no garantiza que recuperes el dinero. Tienes todos los planes comparados en qué suscripción de IA compensa.

Si la pagas para trabajar, pide la factura con tu NIF y pregúntale a tu gestoría cómo anotarla: estas empresas facturan desde fuera de España y el IVA tiene su miga.

Tu primera semana

• Lunes. Los dos ajustes del principio. Diez minutos.
• Martes. El presupuesto o el correo de reclamación que tengas pendiente.
• Miércoles. Las facturas de gastos del mes, a una tabla. Comprueba tres a mano.
• Jueves. Las respuestas para WhatsApp y dos reseñas.
• Viernes. El resumen del trimestre para tu gestoría, que el plazo acaba el 20 de octubre de 2026.

Guarda en una nota los textos que mejor te funcionen, con tus cambios, y la semana que viene ya no empezarás de cero. Y el viernes haz cuentas. Si la has usado tres días de cinco y te ha ahorrado tiempo de verdad, ya sabes si te compensa pagar.

Revisión del 30 de septiembre de 2026: límites de uso y criterio de compra. Las referencias de precios conservan su fecha indicada; confirma el importe actual de tu cuenta antes de pagar.

Fuentes, consultadas el 26 de septiembre de 2026: de la Agencia Tributaria, plazos de VeriFactu, a quién se aplica, aplicación gratuita de facturación, retenciones de los profesionales, calendario de octubre de 2026 y pagos fraccionados; del BOE, ley de morosidad y reglamento de facturación; y precios de ChatGPT, precios de Claude, precios de Google Workspace y Perfil de Empresa en Gemini.

Privacidad revisada el 30 de septiembre de 2026: protecciones de Gemini según la licencia.