IA para actas de reuniones: cómo sacar el acta en Teams, Meet o en persona

Para sacar el acta de una reunión con IA, depende de dónde sea. En Teams, Copilot o el resumen inteligente, si tu empresa tiene la licencia. En Google Meet, la función «Toma notas por mí» de Gemini, si tu plan la incluye. Y en persona, grabar con permiso y pasarle el audio a una IA que transcriba, o usar el modo de grabación de una aplicación si tu plan lo trae.

Te cuento qué plan necesitas en España, cómo se activa cada una, qué avisar antes de grabar y tres peticiones para pasar de una transcripción a un acta. Todo comprobado en la ayuda oficial de cada empresa el 9 de octubre de 2026.

Qué IA usar para el acta, según dónde es la reunión

Microsoft enseña sus precios de empresa sin IVA, y la oferta de Copilot es para clientes que ya tienen un plan de Microsoft 365 para empresas, hasta el 31 de diciembre de 2026 y solo el primer año. Google no dice en su página si el precio de Workspace lleva IVA. Teams Premium es un complemento aparte: pregunta su precio a quien lleve la informática.

Mi consejo: usa lo que ya tiene tu empresa. Si vuestras reuniones son en Teams y hay licencia de Copilot, no busques otra herramienta.

Teams: Copilot y el resumen inteligente

Según la ayuda de Microsoft, Copilot en una reunión de Teams resume los puntos clave, incluido quién habló y qué dijo, sugiere tareas y responde a tus preguntas durante o después de la reunión.

Cómo activarlo:

1. Al programar la reunión, el organizador elige en Opciones de reunión, Copilot y otras IA, si se puede usar Copilot «Durante y después de la reunión», «Solo durante la reunión» o nunca.
2. En la reunión, pulsa Copilot en los controles. Si la opción es «Durante y después», te pedirá iniciar la transcripción.
3. Después, abre Copilot desde el chat de la reunión o desde la pestaña Resumen y pídele el acta.

Limitaciones que conviene saber:

• Sin transcripción no hay después. Puedes usar Copilot durante la reunión sin transcribir, pero para preguntarle cuando haya terminado tiene que haberse activado la transcripción.
• Solo en reuniones de tu organización. Copilot no funciona en reuniones organizadas por otra empresa.
• Licencia. Necesitas una licencia de Microsoft Copilot. El resumen inteligente, con notas de IA y tareas de seguimiento, viene con Teams Premium o con la licencia de Copilot.
• Idioma. El resumen inteligente funciona con reuniones en español, entre otros idiomas. Microsoft avisa de que el contenido generado puede ser inexacto o incompleto.

Si el organizador apaga Copilot, también se desactivan la grabación y la transcripción de esa reunión.

Google Meet: tomar notas con Gemini

La función se llama «Toma notas por mí» y necesita una edición apta de Google Workspace o un plan de IA de Google. Según la tabla de precios de Workspace, Gemini en Meet empieza en Business Standard. Funciona en español.

Cómo activarla:

1. Desde Google Calendar. Edita el evento, entra en Opciones de videollamada, Registros de la reunión, y marca «Tomar notas con Gemini».
2. En la llamada. En meet.google.com, una vez dentro, pulsa «Toma notas por mí», arriba a la derecha, y después Empezar a tomar notas.
3. Al terminar. El documento de notas se guarda en la carpeta Google Meet del Drive del organizador, se adjunta al evento de Calendar y al organizador le llega un correo con el enlace.

Limitaciones:

• Un idioma por reunión. Por ahora no funciona cuando se hablan varios idiomas en la misma reunión.
• Duración. Google la recomienda para reuniones de 15 minutos a 8 horas.
• El organizador manda. Tiene que tener una edición de Workspace que incluya la función. Si los controles del anfitrión están activados, solo el anfitrión y los coanfitriones pueden encenderla y apagarla.
• Si llegas tarde, la opción «Resumen hasta ahora» te pone al día durante la reunión.

Cuando la activas, todos ven un icono de lápiz en su pantalla. Aun así, Google te pide que avises a los participantes.

Reuniones en persona

Tienes tres caminos:

• Google, en presencial. La misma función tiene un modo para reuniones presenciales: en meet.google.com, Tomar notas y Empezar a tomar notas. Dejas el dispositivo cerca y Gemini documenta la reunión. Puedes pausar o detener, y el documento llega al Drive y al correo de quien la activó. Necesita los mismos planes que en Meet.
• El modo de grabación de ChatGPT. Según su ayuda, está en Plus, Pro, Business, Enterprise y Edu, solo en la aplicación de escritorio para macOS. Pulsas Grabar, transcribe en directo y, al terminar, te deja la transcripción y un resumen. Cada sesión tiene un máximo de 4 horas.
• Grabar y subir el audio. Si grabas con el móvil, con permiso de todos, puedes subir el archivo a ChatGPT y pedirle la transcripción. Admite MP3, M4A o WAV, entre otros, hasta 512 MB. No funciona en el plan gratuito, y OpenAI avisa de que la transcripción puede tener errores y de que identificar a quién habla puede fallar.

Un detalle de privacidad del modo de grabación: OpenAI borra el audio después de transcribirlo, pero en Free, Plus y Pro puede usar las transcripciones y los resúmenes para entrenar si tienes activado «Mejorar el modelo para todos». Desactívalo antes.

Avisa antes de grabar o transcribir

La gente tiene que saber que se graba o se transcribe la reunión, antes de empezar. Las propias herramientas lo recuerdan: OpenAI te pide que obtengas los consentimientos adecuados antes de grabar a otras personas, y Google muestra un aviso a todos y te pide que informes de que estás tomando notas.

Mis reglas:

• Dilo al principio, en voz alta y en la convocatoria.
• Si alguien no quiere, no grabes y toma notas a mano esa vez.
• Cuidado con los datos personales que salen en la reunión, sobre todo si son de clientes, empleados o de salud.

Qué cuenta usar, qué ajustes tocar y qué dice la AEPD sobre la transcripción con IA lo tienes en ChatGPT, Claude y el RGPD. Esto es información general, no asesoramiento legal.

Peticiones para copiar

Si tu herramienta te da la transcripción, pégala en la IA que uses con estas peticiones.

Acta con decisiones, responsables y fechas:

Te paso la transcripción de una reunión sobre [tema], del [fecha], con [participantes y su cargo].
Hazme el acta con estos apartados: asistentes, temas tratados, decisiones tomadas, tareas (quién, qué y para cuándo) y temas pendientes.
Usa solo lo que aparece en la transcripción. Si una tarea no tiene responsable o fecha, escribe «sin asignar» en vez de suponerlo.
[Pega aquí la transcripción]

Correo de seguimiento con los pendientes:

A partir de esta acta, escribe un correo de seguimiento para los asistentes, de menos de 150 palabras.
Que empiece con las decisiones en una línea, siga con una lista de tareas con responsable y fecha, y termine pidiendo que me avisen antes del [fecha] si algo no es correcto.
[Pega aquí el acta]

Revisar el acta contra la transcripción:

Compara esta acta con la transcripción de la reunión.
Marca cualquier decisión, cifra, fecha o responsable del acta que no aparezca en la transcripción o que aparezca de otra forma, y cita la frase de la transcripción en cada caso. No corrijas nada todavía: solo dime qué es dudoso.
[Pega aquí el acta y después la transcripción]

Haz esa tercera petición en una conversación nueva, para que no dé por bueno lo que escribió antes.

Revisa el acta antes de mandarla

El acta sale con tu nombre y la gente la va a usar para saber qué tiene que hacer. Antes de enviarla:

• Nombres. La transcripción confunde a quién habla, sobre todo si dos personas tienen la voz parecida o hablan a la vez. Comprueba que cada tarea va a la persona correcta.
• Cifras. Importes, porcentajes y plazos. Un «quince» y un «cincuenta» se confunden con facilidad.
• Acuerdos. La IA a veces convierte en decisión lo que solo fue una idea, o atribuye a alguien algo que dijo otro. Si no estás seguro, pregúntalo en el correo.
• Lo que no se dijo. Si el acta incluye algo que no recuerdas, búscalo en la transcripción antes de dejarlo.

Si la reunión era importante, pide a otra persona que la lea antes de mandarla. Dos minutos de repaso evitan una semana de malentendidos.

Precios comprobados el 9 de octubre de 2026 en la web de cada empresa, entrando desde España: Microsoft 365 para empresas, Google Workspace y ChatGPT. Funciones comprobadas el mismo día en la ayuda oficial de Copilot en Teams, resúmenes de Teams, «Toma notas por mí», notas presenciales, modo de grabación de ChatGPT y audio en ChatGPT. Cambian a menudo, así que confírmalo antes de pagar.