IA para correos: cómo redactar y responder emails en Outlook y Gmail

Si buscas una IA para correos, empieza por lo que ya usas. Si trabajas en Outlook con Microsoft 365, tienes Copilot. Si trabajas en Gmail con un plan de IA de Google o con Google Workspace, tienes Gemini. Y si no pagas ninguno, ChatGPT o Claude te sirven copiando y pegando, o con sus conectores para Gmail y Outlook cuando tu plan y tu cuenta los admiten.

Abajo tienes qué plan incluye cada una en España, cinco peticiones para copiar y qué no pegar nunca. Comprobado el 9 de octubre de 2026.

Qué IA usar para el correo, según lo que ya pagas

Microsoft enseña con «+ IVA» los precios de empresa. Google no dice en su página de Workspace si el precio lleva IVA, y su oferta de descuento de los tres primeros meses es solo para clientes nuevos. Anthropic enseña sus precios en dólares y sin impuestos. La oferta de Copilot para empresas es para clientes con un plan de Microsoft 365, dura hasta el 31 de diciembre de 2026 y vale solo el primer año.

Copilot en Outlook

En casa, Copilot llega con Microsoft 365 Personal, Familia o Premium, con créditos de IA y solo para el titular de la suscripción: en Familia no lo puedes compartir.

Lo que hace en el correo, según la ayuda de Microsoft:

• Redactar. En un correo nuevo, pulsa el icono de Copilot y elige Borrador. Escribe lo que quieres decir y pulsa Generar. Después puedes cambiar la longitud o el tono, o pedírselo otra vez. Lo cuenta paso a paso en crear un borrador con Copilot.
• Resumir un hilo. Arriba de la conversación, Resumen por Copilot. El resumen sale encima del correo, a veces con citas numeradas que te llevan al mensaje original. En el nuevo Outlook también resume adjuntos en PDF, Word o PowerPoint, como explica en resumir una conversación.
• Asesoramiento. Revisa tu borrador y te sugiere mejoras de tono, sentimiento y claridad.

Dos limitaciones que conviene saber. En el nuevo Outlook y en Outlook en la web, el borrador con Copilot no funciona con mensajes en texto sin formato: hay que cambiar la redacción a HTML en la configuración. Y no lee correos cifrados con S/MIME ni buzones compartidos o delegados, solo tu buzón principal.

En la empresa, chatear con Copilot dentro de Outlook solo está disponible con una cuenta del trabajo, en el nuevo Outlook para Windows o en Outlook en la web, y con una suscripción de Microsoft Copilot. Si no lo ves, pregunta a quien lleve la informática.

Gemini en Gmail

Con un plan de IA de Google o una edición de Workspace que lo incluya, abre Gmail en el ordenador y pulsa Pregunta a Gemini, arriba a la derecha. Según la ayuda de Gmail, ahí puedes resumir hilos largos, redactar o pulir un correo, buscar datos en correos antiguos y organizar la bandeja.

En España no todo está disponible igual. Según la tabla de funciones de Gemini en Gmail:

• Ayúdame a escribir, que redacta correos de cero o mejora un texto, funciona en español con Google AI Plus, Pro o Ultra y con Workspace. En una cuenta personal sin plan, solo en Estados Unidos.
• Los resúmenes de conversaciones, que te ponen los puntos clave arriba de un hilo largo, funcionan en español en todo el mundo, también en cuentas personales.
• Las respuestas sugeridas y la revisión de estilo, de momento, solo en inglés.

En la empresa, Business Starter ya incluye Gemini en Gmail. Si además quieres Gemini en Meet, Documentos y Drive, la tabla de Workspace lo pone a partir de Business Standard.

ChatGPT y Claude para el correo

Sin conectar nada, pegas el correo (sin datos personales que no hagan falta), dices qué quieres contestar y copias el borrador. Funciona en el plan gratuito.

Si quieres que lean tu bandeja:

• ChatGPT tiene aplicaciones conectadas para Gmail y para Correo de Outlook. Con Outlook busca mensajes, los resume y te ayuda a redactar respuestas en el chat. Su ayuda avisa de que la disponibilidad depende de tu plan, tu región y tu área de trabajo, y en las cuentas de empresa el administrador decide qué acciones se permiten.
• Claude tiene un conector de Gmail para todos los usuarios. Busca y lee correos, redacta y, si se lo pides, envía, responde o reenvía, pero por defecto te pide aprobación antes de cada una de esas acciones. Para Outlook tiene un conector de Microsoft 365 en todos los planes, solo con cuentas del trabajo y después de que un administrador lo active. No sirve con cuentas personales de outlook.com o hotmail.com.

Mi regla: encargos concretos, como «resume los correos de esta semana del proveedor X», nunca «revisa mi correo y haz lo que haga falta».

Peticiones para copiar

Cambia lo que va entre corchetes. Sirven en cualquiera de las cuatro.

Responder a un cliente que se queja:

Un cliente me escribe este correo quejándose de [problema]. Quiero conservarlo como cliente.
Escribe una respuesta de menos de 150 palabras que reconozca el problema sin echar la culpa a nadie, explique qué voy a hacer y cuándo, y termine con una pregunta para cerrar el tema. Tono amable y profesional, sin frases hechas.
[Pega aquí el correo, sin datos personales que no hagan falta]

Pedir un presupuesto:

Necesito pedir presupuesto a [tipo de proveedor] para [qué necesito]. Detalles: [cantidades, plazos, lugar].
Escribe un correo corto para pedirlo con una lista de lo que necesito saber: precio total con IVA, plazo de entrega, garantía, forma de pago y validez del presupuesto. Que pida respuesta antes del [fecha].

Recordar un pago con educación:

[Cliente] tiene pendiente la factura [número], de [importe] €, que venció el [fecha]. Es la [primera / segunda] vez que se lo recuerdo.
Escribe un recordatorio de menos de 100 palabras, educado y claro, con el número de factura, el importe y una fecha concreta para el pago. Dame dos versiones: una cordial y otra más firme, sin amenazas.

Resumir un hilo largo con las decisiones y los pendientes:

Te paso un hilo de correos sobre [tema]. Hazme un resumen con tres apartados: qué se ha decidido, qué queda pendiente y quién tiene que hacer cada cosa, con fechas si aparecen.
Cita el correo de donde sale cada punto. Si algo no está claro o se contradice, dímelo en vez de suponerlo.

Pasar un borrador a un tono más directo:

Este es mi borrador. Reescríbelo más directo y más corto: la petición en la primera frase, sin disculpas de más y sin cambiar ningún dato, fecha ni cifra.
Dime al final qué has quitado, por si quiero recuperar algo.
[Pega aquí tu borrador]

En IA para autónomos tienes otra para reclamar una factura.

Qué datos no pegar en un correo con IA

El correo está lleno de datos personales. Antes de pegar nada:

• Cuenta personal o de empresa. Con una cuenta personal no tienes contrato de encargado del tratamiento, así que no metas datos de clientes. Para eso necesitas la cuenta de empresa con su contrato.
• Datos de clientes, los justos. Para contestar una queja, la IA no necesita el DNI ni el teléfono de nadie. Pon [CLIENTE] y vuelve a escribir el nombre al final.
• Anonimiza antes, no después. Si le pides a la IA que quite los datos, ya se los has mandado.
• Nada de salud ni datos sensibles sin consultarlo antes con quien lleve tu protección de datos.

Te lo cuento con detalle, con los ajustes que tocaría hoy en cada herramienta, en ChatGPT, Claude y el RGPD. Es información general, no asesoramiento legal.

Revisa antes de enviar

Un correo hecho con IA sale con tu nombre. Repásalo antes de enviar:

• Cifras. Importes, plazos, números de factura. La IA a veces redondea o se inventa uno que no estaba.
• Nombres. Que el saludo vaya a la persona correcta y que no mezcle a dos personas del mismo hilo.
• Fechas. Que no confunda la fecha del correo con la del acuerdo, y que el día de la semana cuadre.
• El tono. Léelo como quien lo recibe. Si suena a plantilla, cambia la primera frase.
• Promesas. Que no ofrezca un descuento, un plazo o una devolución que tú no harías.

Precios comprobados el 9 de octubre de 2026 en la web de cada empresa, entrando desde España: Microsoft 365 para el hogar, Microsoft 365 para empresas, Google One, Google Workspace, ChatGPT y Claude. Funciones comprobadas el mismo día en la ayuda oficial de cada una, enlazada en el texto. Cambian a menudo, así que confírmalo antes de pagar.