Si en tu empresa alguien usa ChatGPT, Claude o Copilot para trabajar, seguro que te ha llegado algún correo con prisas: «la formación en IA es obligatoria». Algo de verdad tiene. El Reglamento europeo de IA pide alfabetización en IA a las empresas que usan estas herramientas, pero en julio de 2026 el llamado Ómnibus digital cambió el texto, y hoy pide bastante menos de lo que se anuncia. Aquí verás qué exige de verdad sobre la alfabetización en IA de los empleados (artículo 4 del Reglamento de IA) y, si además quieres que tu equipo aprenda a usarla en su trabajo, tienes el curso exprés «De cero a agentes» y, para equipos desde 5 personas, la formación en IA para empresas.

Aquí tienes lo que dice la norma antes y después del cambio, si te afecta aunque solo uses ChatGPT y lo que haría yo en una tarde en un negocio de tres a diez personas. Es información general, no asesoramiento legal: si usas la IA para algo delicado, como elegir a quién contratar, háblalo con tu asesor.

¿Es obligatoria la formación en IA en 2026?

Hay una obligación, pero no un curso concreto que tengas que hacer. El artículo 4 del Reglamento (UE) 2024/1689, el Reglamento de IA, se aplica desde el 2 de febrero de 2025 a quien fabrica sistemas de IA y a quien los usa en su trabajo. Desde el 27 de julio de 2026 pide que adoptes medidas para apoyar la alfabetización en IA de tu gente, sin tener que garantizar ningún nivel.

La Comisión Europea lo explica en sus preguntas y respuestas sobre el artículo 4 (en inglés), actualizadas el 27 de julio de 2026: sigue siendo una obligación, pero ya no se exige un nivel «suficiente» ni ningún otro. No hay un formato obligatorio, no hace falta certificado y, para documentarlo, basta con un registro interno de lo que hayas hecho.

Qué dice el artículo 4 sobre la alfabetización en IA, antes y después del Ómnibus

Del 2 de febrero de 2025 al 26 de julio de 2026, el artículo 4 decía esto:

Los proveedores y responsables del despliegue de sistemas de IA adoptarán medidas para garantizar que, en la mayor medida posible, su personal y demás personas que se encarguen en su nombre del funcionamiento y la utilización de sistemas de IA tengan un nivel suficiente de alfabetización en materia de IA […]

El Reglamento (UE) 2026/1744, de 8 de julio de 2026, conocido como Ómnibus digital sobre IA, se publicó en el Diario Oficial de la UE el 24 de julio de 2026 (lo tienes también en el BOE) y entró en vigor tres días después. Desde el 27 de julio de 2026, el apartado 1 dice:

Los proveedores y responsables del despliegue de sistemas de IA adoptarán medidas para apoyar la promoción de la alfabetización en materia de IA de su personal y demás personas que se encarguen en su nombre del funcionamiento y la utilización de sistemas de IA […]. Esta obligación no exige que los proveedores o los responsables del despliegue garanticen un nivel específico de alfabetización en materia de IA de ninguna persona en particular.

Traducido a lo práctico:

  • Obliga a los mismos. A quien fabrica la IA, el proveedor, y a quien la usa en su trabajo, que la ley llama «responsable del despliegue». Si tu equipo usa ChatGPT, ese eres tú.
  • Adiós al «nivel suficiente». Tienes que poner medios, pero nadie te puede exigir que cada persona llegue a un nivel concreto.
  • Los criterios son los de siempre. Lo que ya sabe cada persona, su experiencia y su formación, para qué se usa la IA y sobre quién.
  • Ahora también tienen deberes la Comisión y los países. El nuevo apartado 2 les obliga a apoyar a las empresas, «en particular» a las pymes, y la Comisión tiene que publicar ejemplos prácticos de cómo cumplir. El apartado 3 encarga al Consejo Europeo de IA unas recomendaciones con objetivos comunes.

El propio Ómnibus explica el porqué en su considerando 8: las obligaciones estrictas creaban una carga «en particular para las pequeñas empresas», y la alfabetización en IA debe ser una prioridad «independientemente de las obligaciones reglamentarias y las posibles sanciones».

¿Te afecta si solo usas ChatGPT o Claude?

Sí. El Reglamento llama «responsable del despliegue» a cualquier persona o empresa que use un sistema de IA bajo su propia autoridad, salvo en una actividad personal no profesional. Si en tu empresa se usa ChatGPT para contestar correos o Claude para resumir contratos, tu empresa lo es, aunque la herramienta la haya hecho otro.

La Comisión pone un ejemplo casi idéntico: una empresa cuyos empleados usan ChatGPT para escribir textos de publicidad o traducir tiene que cumplir el artículo 4 e informarles de riesgos concretos, como las alucinaciones, que es cuando la IA se inventa un dato con toda la seguridad del mundo.

Tres detalles:

  • No hay mínimo de tamaño. Da igual que seáis tres o treinta.
  • Cuentan también quienes trabajan en tu nombre. El artículo habla de tu personal «y demás personas», y la Comisión pone como ejemplo a contratistas y proveedores de servicios. Si un freelance o una agencia usa IA con tus encargos, cuéntale tus reglas.
  • Si trabajas solo, el texto no dice nada expreso de formarte a ti mismo: habla de tu personal y de quien use la IA en tu nombre. Aun así, las reglas de la plantilla de abajo te sirven igual.

Y una frontera que conviene tener clara. Si usas IA para filtrar currículums o evaluar a tus empleados, entras, en principio, en los sistemas de «alto riesgo», y ahí la ley pide más: quien supervise el sistema tiene que tener «la competencia, la formación y la autoridad necesarias». Esas obligaciones se aplican desde el 2 de diciembre de 2027. Si es tu caso, esto ya es para un asesor.

Qué hacer en una tarde si tienes un negocio de 3 a 10 personas

Esto es lo que haría yo. Sigue los puntos mínimos que propone la Comisión (qué IA usáis, qué papel tenéis, qué riesgos hay y qué sabe ya cada uno) y te deja constancia de que has tomado medidas.

1. Apunta qué IA se usa y para qué (20 minutos)

Pregunta a cada persona qué herramientas usa, con qué cuenta, personal o de empresa, y para qué. Es fácil que salga alguien usando su ChatGPT personal con datos de clientes. Con esa lista ya sabes de qué tiene que ir la formación.

2. Escribe la política de uso (30 minutos)

Usa la plantilla de más abajo y quita lo que no os aplique. Una página, en lenguaje normal. Si no cabe en una página, no se la va a leer nadie.

3. Da una sesión interna de una hora

Con los ordenadores abiertos y vuestras propias herramientas. Yo la haría en este orden:

  • Qué usamos y qué no (10 minutos). La lista del paso 1 y las herramientas aprobadas.
  • Cómo se equivoca (15 minutos). Que cada uno pida un resumen de un documento vuestro sin datos personales, un contrato o una oferta, y compruebe tres datos contra el original. Así se entiende lo de las alucinaciones mejor que con cualquier diapositiva.
  • Los datos (15 minutos). Qué no se pega nunca, qué cuenta usar y cómo desactivar el entrenamiento en las cuentas personales. Lo tienes paso a paso en ChatGPT, Claude y el RGPD.
  • Lo que decide una persona (10 minutos). Qué se revisa antes de enviar, qué no se delega y cuándo hay que avisar de que algo está hecho con IA.
  • Dudas (10 minutos). Y a quién se avisa si alguien mete la pata.

Si en el equipo hay alguien que ya sabe bastante, que la dé esa persona. Y a quien entre nuevo, la política el primer día y la sesión en su primera semana.

4. Déjalo apuntado (10 minutos)

Un registro sencillo. Más abajo tienes el modelo.

Plantilla: política de uso de IA en una página

Cópiala, cambia lo que va entre corchetes y borra lo que no uséis. Está pensada para un negocio que usa ChatGPT, Claude, Gemini o Copilot en el trabajo de oficina.

POLÍTICA DE USO DE IA DE [NOMBRE DE LA EMPRESA]
Versión 1, [fecha]. Responsable: [nombre].

1. Herramientas aprobadas
Usamos [herramienta y plan, por ejemplo ChatGPT Business, Claude Team o Gemini en Google Workspace] con la cuenta de la empresa. Cualquier otra herramienta se consulta antes con [responsable].
Si alguien usa una cuenta personal: con el entrenamiento desactivado y nunca con datos de clientes ni de compañeros.

2. Para qué la usamos
Borradores de correos, presupuestos e informes. Resúmenes de documentos. Traducciones. Ideas para redes. Fórmulas de Excel. [Añade vuestros usos].

3. Lo que nunca se mete
Contraseñas, claves y datos bancarios.
DNI, teléfonos, direcciones o datos de salud de clientes y empleados, salvo en [herramienta de empresa con contrato de tratamiento de datos] y solo lo imprescindible.
Documentos que un cliente nos ha dado en confianza, sin preguntar antes a [responsable].

4. Lo que siempre revisa una persona
Todo lo que sale con nuestro nombre lo lee una persona antes de enviarlo.
Cifras, fechas, nombres y citas de leyes o contratos se comprueban contra el original. La IA a veces se inventa datos, y lo hace con mucha seguridad.

5. Lo que decide siempre una persona
Precios, descuentos, reclamaciones, contratos y cualquier decisión sobre un cliente o un empleado.
No usamos IA para filtrar currículums ni para evaluar a nadie sin hablarlo antes con [responsable].

6. Cuándo avisamos de que es IA
Si publicamos una imagen, un audio o un vídeo hecho o retocado con IA que pueda pasar por real, lo decimos.
Si ponemos un chat automático en la web, tiene que decir que es una IA.

7. Si algo sale mal
Si se te escapa un dato que no debía entrar, o descubres un error de la IA en algo ya enviado, avisa ese mismo día a [responsable]. Nadie se va a llevar una bronca por avisar.

8. Formación
Quien use IA en la empresa hace la sesión interna al entrar y cada vez que cambiemos de herramienta. Se apunta en el registro.

Revisión: cada seis meses o cuando cambie algo importante.
Leída por: [nombre y fecha de cada persona]

Ponla donde todo el mundo la encuentre y revísala cuando cambiéis de herramienta.

Cómo dejar constancia sin burocracia

La Comisión lo dice sin rodeos: no hace falta ningún certificado, y las empresas pueden llevar un registro interno de sus formaciones. Con una hoja así, guardada junto a la política, tienes constancia de lo que has hecho:

REGISTRO DE FORMACIÓN EN IA
Fecha: [día]. Duración: [1 hora]. La dio: [nombre].
Asistentes: [nombre y puesto de cada persona].
Qué vimos: herramientas aprobadas y para qué se usan; cómo se equivoca la IA y cómo comprobarlo (ejercicio con [documento]); qué datos no entran; qué decide siempre una persona; cuándo avisar de que algo está hecho con IA.
Material: política de uso de IA, versión [1].
Pendiente: [por ejemplo, pasar a cuentas de empresa antes del [fecha]].
Próxima revisión: [fecha].

Añade una línea cada vez que entre alguien o repitáis la sesión. Y no hace falta examen: la Comisión aclara que el artículo 4 no obliga a medir lo que sabe cada empleado, y desde julio de 2026 el propio artículo dice que no tienes que garantizar ningún nivel.

Qué no necesitas comprar

Alrededor de la formación en IA para empresas ha salido mucha oferta con prisas. Antes de pagar, ten en cuenta esto:

  • «Certificados» de alfabetización en IA. Según la Comisión, no hace falta ninguno. Un diploma puede quedar bien en el currículum de alguien, pero no certifica que tu empresa cumpla.
  • Cursos largos para toda la plantilla. No hay formato obligatorio: depende de las herramientas, de los riesgos y de lo que ya sepa cada uno. Eso sí, la Comisión avisa de que mandar a la gente a leer las instrucciones de la herramienta muchas veces no basta.
  • Un «responsable de IA» o un comité. No se exige ninguna estructura especial.
  • Sellos o auditorías de cumplimiento. El Reglamento no prevé ningún sello para el artículo 4, y ni siquiera copiar los ejemplos del repositorio de buenas prácticas de la propia Comisión da, de momento, presunción de cumplimiento.
  • El miedo a multas millonarias. Si te venden un curso hablando de multas de 15 millones, pregunta dónde pone eso para el artículo 4. Te lo cuento en la siguiente sección.

Si tu equipo necesita aprender a usar la IA de verdad, un curso práctico puede merecer la pena, y a lo mejor lo puedes bonificar con FUNDAE. Cómpralo si os va a ayudar a trabajar mejor, porque para el artículo 4 no hace falta. Y si prefieres empezar gratis, tienes un plan de 30 días en aprender IA desde cero.

¿Quién lo supervisa en España? ¿Hay multas?

En España, la autoridad es la AESIA, la Agencia Española de Supervisión de Inteligencia Artificial, con sede en A Coruña. Su estatuto, de 2023, ya le da funciones de supervisión, inspección y sanción en materia de IA, y la Comisión Europea la tiene en su lista de autoridades como punto de contacto de España. Con un asterisco: la designación formal está pendiente de aprobarse.

La designación está en el Proyecto de Ley Orgánica para el buen uso y la gobernanza de la inteligencia artificial, que a finales de septiembre de 2026 sigue en el Congreso, en plazo de enmiendas. El plazo acababa el 30 de junio de 2026, pero el Congreso lo ha ido ampliando, semana a semana desde septiembre, y de momento está abierto hasta el 30 de septiembre de 2026. El proyecto le encarga a la AESIA todo lo del Reglamento que no tiene otra autoridad asignada, y ahí cae el artículo 4.

¿Y las multas? El Reglamento pone cifras solo a algunas infracciones: hasta 35 millones de euros o el 7 % de la facturación mundial por las prácticas prohibidas, hasta 15 millones o el 3 % por una lista cerrada de obligaciones, y hasta 7,5 millones o el 1 % por dar información inexacta o engañosa a las autoridades. El artículo 4 no está en ninguno de esos casos.

Lo que sí dice el Reglamento es que cada país fija las sanciones para cualquier infracción, así que España podría ponerle una al artículo 4. En el proyecto que presentó el Gobierno no está: el artículo 4 no aparece entre sus infracciones, aunque eso puede cambiar con las enmiendas. La Comisión recuerda que las autoridades nacionales pueden supervisarlo desde el 2 de agosto de 2026. También dice que cualquier sanción tiene que ser proporcionada, y que es más probable si hay un incidente causado por falta de formación.

Resumiendo: la obligación existe, pero a día de hoy no hay en España una multa fijada por incumplirla.

¿Se puede bonificar la formación con FUNDAE?

Sí, si tienes personas en plantilla y el curso cumple las condiciones. Las empresas tienen cada año un crédito de formación que recuperan como descuento en sus cuotas a la Seguridad Social. Según las preguntas frecuentes de FUNDAE:

  • Las empresas de 1 a 5 trabajadores tienen garantizado un crédito mínimo de 420 € al año.
  • El curso tiene que guardar relación con la actividad de la empresa, o ser formación transversal, y durar al menos dos horas lectivas. Jornadas, seminarios y congresos no cuentan.
  • Se comunica en la aplicación de FUNDAE como tarde dos días antes de empezar, y hay que informar a la representación legal de los trabajadores si la hay.
  • Solo cuentan quienes hagan al menos el 75 % de las horas (o de los controles de aprendizaje, si es online).
  • Con menos de seis trabajadores no se te exige cofinanciar, es decir, poner un porcentaje de tu bolsillo. Lo que pase del crédito sí lo pagas tú.
  • La formación la puedes organizar tú, con medios propios o contratando a una entidad de formación.

Dos avisos. La sesión interna de una hora no entra, porque no llega a las dos horas, y tampoco te hace falta: no cuesta nada. Y si eres autónomo sin asalariados, FUNDAE dice que las condiciones para bonificarte tu propia formación están pendientes de regulación; lo que sí puedes hacer son sus cursos gratuitos. Si no quieres pelearte con la aplicación, una entidad organizadora te lo puede gestionar.

Mi consejo

Haz esta semana la lista, la política y la sesión, y guarda el registro. Te lleva una tarde y te deja constancia de que has tomado medidas. Y lo más útil: tu equipo usará la IA con más cabeza, que es lo que de verdad te ahorra disgustos.

Cuando se apruebe la ley española, o la Comisión publique sus ejemplos prácticos, puede cambiar algún detalle de lo que te cuento aquí. La base te va a servir igual: que tu gente sepa qué herramientas usa y dónde se equivocan.

Fuentes, consultadas el 26 de septiembre de 2026: artículo 4 del Reglamento de IA, preguntas y respuestas de la Comisión Europea sobre el artículo 4, Reglamento (UE) 2026/1744, AESIA, el proyecto de ley en el Congreso y las preguntas frecuentes de FUNDAE.